การจัดสรรกำไรสุทธิประจำปีของสหกรณ์การเกษตรกรณีมีรายได้ค้างรับ

คำอธิบายหนังสือกรมส่งเสริมสหกรณ์ ที่ กษ 1101.11/13764 ลงวันที่ 28 กันยายน 2544 เรื่อง การจัดสรรกำไรสุทธิประจำปีของสหกรณ์การเกษตรกรณีมีรายได้ค้างรับ

บทความนี้ผู้เขียนมีเจตนาแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพื่อประโยชน์ในงานพัฒนาสหกรณ์ ผู้เขียนอธิบายในนามส่วนตัว และขอรับผิดชอบต่อบทความนี้ในนามส่วนตัว

1. เจตนารมณ์ของหนังสือฯ

เจตนารมณ์ในหนังสือฉบับนี้คือ เพื่อวางแนวทางที่ชัดเจนและเป็นมาตรฐานในการบริหารจัดการกำไรสุทธิของสหกรณ์การเกษตร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่สหกรณ์มีรายได้ค้างรับ ณ วันสิ้นปีทางบัญชี

2. วัตถุประสงค์ของหนังสือฯ

1) ป้องกันความเสี่ยงทางการเงิน ป้องกันไม่ให้สหกรณ์จัดสรรกำไรสุทธิจาก "รายได้ทางบัญชี" ที่ยังไม่ได้รับชำระจริง ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาการขาดสภาพคล่องทางการเงินได้

2) ส่งเสริมวินัยทางการเงิน กระตุ้นให้คณะกรรมการดำเนินการและฝ่ายจัดการของสหกรณ์เร่งรัดติดตามหนี้สินและรายได้ค้างรับอย่างจริงจังและต่อเนื่อง เพื่อรักษาสถานภาพทางการเงินที่ดีของสหกรณ์

3) สร้างความเป็นธรรม กำหนดหลักเกณฑ์การหักกลบลบหนี้เงินปันผลและเงินเฉลี่ยคืนกับหนี้สินของสมาชิก เพื่อความเป็นธรรมและลดภาระในการติดตามหนี้ของสหกรณ์

4) เสริมสร้างธรรมาภิบาล กำหนดเงื่อนไขที่รัดกุมในการจ่ายเงินโบนัสให้แก่คณะกรรมการและพนักงาน เพื่อให้การจ่ายผลตอบแทนสอดคล้องกับผลการดำเนินงานที่แท้จริงและประสิทธิภาพในการบริหารจัดการหนี้สิน

3. เหตุผลสำคัญของหนังสือฯ

1) การรักษาสภาพคล่องทางการเงิน รายได้ค้างรับไม่ใช่เงินสด การจัดสรรกำไรสุทธิโดยไม่คำนึงถึงสถานะของเงินสดที่ได้รับจริง อาจทำให้สหกรณ์มีกำไรสุทธิสูงในงบการเงิน แต่ไม่มีเงินสดเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายที่จำเป็นหรือการดำเนินงาน ส่งผลกระทบต่อสภาพคล่องและความยั่งยืนของสหกรณ์

2)  ความสำคัญของการเรียกเก็บหนี้ การมีหนี้ค้างรับจำนวนมากเป็นความเสี่ยงของสหกรณ์ บทบัญญัติจึงเป็นกลไกหนึ่งที่ใช้กระตุ้นและบังคับให้สหกรณ์ให้ความสำคัญกับการเรียกเก็บหนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการกำหนดเงื่อนไขในการจ่ายโบนัสที่ผูกโยงกับประสิทธิภาพการเก็บหนี้ค้างรับ

3) ลดความเสี่ยงจากการทุจริตและการบริหารจัดการที่ไม่โปร่งใส การกำหนดหลักเกณฑ์ที่ชัดเจนในการจัดสรรกำไรสุทธิ โดยเฉพาะการจ่ายโบนัส ช่วยลดช่องโหว่ที่อาจนำไปสู่การทุจริตหรือการบริหารจัดการที่ไม่รอบคอบ ซึ่งอาจเอื้อประโยชน์แก่บุคคลบางกลุ่มโดยไม่คำนึงถึงประโยชน์สูงสุดของสหกรณ์โดยรวม

 

4. ความเชื่อมโยงกับพระราชบัญญัติสหกรณ์ พ.ศ. 2542 และที่แก้ไขเพิ่มเติม และประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์

1)  การหักกลบลบหนี้ (ป.พ.พ. มาตรา 341 - 349)

เรื่องการจัดสรรเงินปันผลตามหุ้นและเงินเฉลี่ยคืนให้แก่สมาชิก โดยกำหนดให้หักกลบลบหนี้สินที่สมาชิกค้างชำระสหกรณ์ก่อนจ่ายเป็นตัวเงินนั้น สอดคล้องกับหลักการเรื่องการหักกลบลบหนี้ตาม ป.พ.พ. ที่อนุญาตให้คู่กรณีซึ่งต่างเป็นลูกหนี้และเจ้าหนี้ซึ่งกันและกัน สามารถนำหนี้มาหักกลบลบกันได้ หากหนี้ทั้งสองฝ่ายมีวัตถุแห่งหนี้เป็นอย่างเดียวกันและถึงกำหนดชำระแล้ว ในกรณีนี้ สหกรณ์เป็นลูกหนี้ค่าเงินปันผล/เงินเฉลี่ยคืนของสมาชิก และสมาชิกเป็นลูกหนี้ค่าสินค้า/บริการ/เงินกู้ยืมของสหกรณ์ การหักกลบลบหนี้จึงเป็นวิธีการหนึ่งที่ถูกต้องตามกฎหมายและเป็นประโยชน์ต่อการบริหารจัดการหนี้ของสหกรณ์

2) หลักการเรื่องนิติบุคคลและผู้แทนของนิติบุคคล (มาตรา 51 แห่ง พ.ร.บ. สหกรณ์ พ.ศ. 2542 และที่แก้ไขเพิ่มเติม และ ป.พ.พ. มาตรา 70, 76)

สหกรณ์เป็นนิติบุคคลตามกฎหมาย การจัดการกิจการของสหกรณ์ รวมถึงการเสนอการจัดสรรกำไรสุทธิให้ที่ประชุมใหญ่พิจารณา ต้องกระทำโดยคณะกรรมการดำเนินการซึ่งเป็นผู้แทนนิติบุคคล การกำหนดเงื่อนไขการจัดสรรกำไรสุทธิและโบนัส จึงเป็นการกำกับดูแลการใช้อำนาจของคณะกรรมการดำเนินการ ให้เป็นไปเพื่อประโยชน์สูงสุดของนิติบุคคล (สหกรณ์) และสมาชิกโดยรวม สอดคล้องกับหลักการที่ว่านิติบุคคลต้องมีผู้แทนและผู้แทนต้องกระทำการภายใต้กรอบอำนาจที่กฎหมายและข้อบังคับกำหนด

3) หลักความรับผิดของกรรมการ (มาตรา 51/1 แห่ง พ.ร.บ. สหกรณ์ พ.ศ. 2542 และที่แก้ไขเพิ่มเติม)

หลักการเรื่องความซื่อสัตย์สุจริตและระมัดระวังรักษาผลประโยชน์ของสหกรณ์หรือสมาชิก ความรับผิดของกรรมการที่ต้องจัดการกิจการของนิติบุคคลด้วยความระมัดระวังรอบคอบเช่นวิญญูชนจะพึงกระทำ และต้องไม่กระทำการอันเป็นการขัดต่อกฎหมาย ข้อบังคับ หรือมติที่ประชุมใหญ่ ซึ่งการจัดสรรกำไรสุทธิโดยไม่ปฏิบัติตามแนวทางที่นายทะเบียนสหกรณ์กำหนด หรือการจ่ายโบนัสจากรายได้ที่ยังไม่ได้รับชำระจริง อาจถือเป็นการบริหารจัดการโดยขาดความระมัดระวังรอบคอบ และอาจนำไปสู่ความรับผิดของคณะกรรมการดำเนินการได้

5. กรณีศึกษา (สมมติ) สหกรณ์การเกษตร ก. จำกัด กับการบริหารจัดการกำไรสุทธิ

สหกรณ์การเกษตร ก. จำกัด ดำเนินธุรกิจรวบรวมข้าวเปลือกและจำหน่ายปุ๋ยยาเคมีภัณฑ์ให้แก่สมาชิก เมื่อสิ้นปีบัญชี สหกรณ์มีกำไรสุทธิค่อนข้างสูง แต่ในขณะเดียวกันก็มี "รายได้ค้างรับ" จำนวนมากจากการขายปุ๋ยยาให้สมาชิกและจากการขายข้าวเปลือกที่ยังไม่ได้รับชำระจากผู้ซื้อข้าวรายใหญ่รายหนึ่ง

ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหากนายทะเบียนสหกรณ์ไม่กำหนดแนวทางปฏิบัติ

คณะกรรมการดำเนินการของสหกรณ์ ก. จำกัด อาจจัดสรรเงินโบนัสให้แก่กรรมการและพนักงานจำนวนมากตามตัวเลขกำไรสุทธิที่ปรากฏในงบการเงิน โดยไม่ได้คำนึงถึงว่ารายได้ส่วนใหญ่เป็นรายได้ค้างรับที่ยังไม่ได้รับชำระจริง ผลคือ สหกรณ์มีเงินสดไม่เพียงพอสำหรับการหมุนเวียนและต้องกู้ยืมเงินจากสถาบันการเงินอื่นเพื่อเสริมสภาพคล่อง รวมถึงการจ่ายเงินปันผลให้แก่สมาชิกก็ล่าช้าออกไป เพราะไม่มีเงินสดเพียงพอ

ผลจากการนำแนวทางของนายทะเบียนสหกรณ์ไปปฏิบัติ

เมื่อมีการจัดสรรเงินปันผลตามหุ้นและเงินเฉลี่ยคืนให้สมาชิก คณะกรรมการดำเนินการได้แจ้งให้สมาชิกทราบล่วงหน้าว่า หากสมาชิกรายใดมีหนี้ค่าปุ๋ยยาที่ค้างชำระ สหกรณ์จะหักเงินปันผลและเงินเฉลี่ยคืนเพื่อชำระหนี้ดังกล่าวให้หมดสิ้นไปก่อน ส่วนที่เหลือจึงจะจ่ายเป็นเงินสดให้ การดำเนินการนี้ช่วยให้สหกรณ์สามารถเรียกเก็บหนี้ค้างชำระจากสมาชิกได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดภาระการติดตามหนี้

การจัดสรรเงินโบนัส หาก ณ วันสิ้นปีบัญชี สหกรณ์การเกษตร ก. จำกัด ยังคงมีรายได้ค้างรับ แต่คณะกรรมการได้กำชับให้ฝ่ายจัดการเร่งรัดการเรียกเก็บหนี้ค้างรับจากปีก่อน ๆ อย่างเข้มงวด และสามารถเรียกเก็บได้เกินกว่าร้อยละ 40 ของยอดค้างรับต้นปี

ในการพิจารณาจ่ายเงินโบนัสให้แก่คณะกรรมการและพนักงาน นาย ก. กรรมการดำเนินการคนหนึ่งเสนอให้ใช้กำไรสุทธิทั้งหมด แต่ นาง ข. เหรัญญิก ได้ชี้แจงตามแนวทางปฏิบัติว่าจะต้องใช้ “ยอดกำไรสุทธิประจำปีหลังจากหักรายได้ค้างรับระหว่างปีออกไปแล้ว” เป็นฐานในการคำนวณเงินโบนัส ทำให้จำนวนเงินโบนัสที่สามารถจัดสรรได้ลดลงอย่างมีนัยสำคัญ เนื่องจากรายได้ส่วนที่ยังค้างรับไม่ถูกนำมาคำนวณเป็นฐานโบนัสนอกจากนี้ สหกรณ์ยังต้องมั่นใจว่ายอดกำไรสุทธิประจำปีสูงกว่ารายได้ค้างรับระหว่างปีตามเงื่อนไข ก่อนจะพิจารณาจ่ายโบนัสได้

การปฏิบัติตามแนวทางที่นายทะเบียนสหกรณ์กำหนด ทำให้สหกรณ์การเกษตร ก. จำกัด มีการบริหารจัดการหนี้ค้างรับที่ดีขึ้น สภาพคล่องทางการเงินของสหกรณ์แข็งแกร่งขึ้น และการจัดสรรโบนัสเป็นไปอย่างรอบคอบและยุติธรรมมากขึ้น โดยอ้างอิงกับรายได้ที่ได้รับชำระจริง ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อความมั่นคงทางการเงินของสหกรณ์ในระยะยาว

6. ข้อเสนอแนะในการปฏิบัติ

เพื่อให้การปฏิบัติตามหนังสือกรมส่งเสริมสหกรณ์ ที่ กษ 1101.11/13764 ลงวันที่ 28 กันยายน 2544 เรื่อง การจัดสรรกำไรสุทธิประจำปีของสหกรณ์การเกษตรกรณีมีรายได้ค้างรับ ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ สหกรณ์ควรพิจารณาดำเนินการดังต่อไปนี้

1) พัฒนาระบบบัญชีและการติดตามหนี้ โดยจัดให้มีระบบบัญชีที่สามารถแยกประเภทและติดตามรายได้ค้างรับได้อย่างชัดเจนและเป็นปัจจุบัน ทั้งรายได้ค้างรับจากสมาชิก และจากบุคคลภายนอก (หนี้การค้า หนี้อื่น ๆ) เสนอรายงานสถานะหนี้ค้างรับของสมาชิกแต่ละรายอย่างสม่ำเสมอ เพื่อใช้ประกอบการพิจารณาหักกลบลบหนี้เงินปันผลและเงินเฉลี่ยคืน

2) นโยบายและกระบวนการเรียกเก็บหนี้ที่ชัดเจน โดยกำหนดนโยบายและขั้นตอนการเรียกเก็บหนี้ที่ชัดเจนและเป็นรูปธรรม จัดให้มีคณะอนุกรรมการหรือผู้รับผิดชอบเฉพาะในการติดตามหนี้ค้างรับ และกำหนดเป้าหมายการเก็บหนี้ที่เป็นไปได้และท้าทาย (โดยเฉพาะการเก็บหนี้ปีก่อน ๆ ให้ได้ไม่ต่ำกว่าร้อยละ 40)

3) สื่อสารกับสมาชิก โดยประชาสัมพันธ์และทำความเข้าใจกับสมาชิกเกี่ยวกับนโยบายการหักกลบลบหนี้เงินปันผลและเงินเฉลี่ยคืนกับหนี้สินของสมาชิก เพื่อป้องกันความเข้าใจผิดและข้อขัดแย้ง แจ้งสถานะหนี้ค้างชำระของสมาชิกเป็นประจำ

4) การพิจารณาจัดสรรโบนัสอย่างรอบคอบ ซึ่งคณะกรรมการดำเนินการและฝ่ายจัดการจะต้องพิจารณางบการเงินอย่างละเอียด โดยเฉพาะส่วนที่เกี่ยวกับรายได้ค้างรับ และปฏิบัติตามเงื่อนไขอย่างเคร่งครัด ควรมีการจัดทำรายงานวิเคราะห์สภาพคล่องและกระแสเงินสด ประกอบการพิจารณาจัดสรรกำไรสุทธิและโบนัส

5) การกำกับดูแลและการตรวจสอบภายใน โดยคณะกรรมการตรวจสอบควรมีบทบาทในการตรวจสอบการปฏิบัติตามแนวทางนี้ โดยเฉพาะการพิจารณาการจ่ายโบนัสและการติดตามหนี้ค้างรับ สำนักงานสหกรณ์จังหวัด ควรกำกับดูแลและให้คำแนะนำแก่สหกรณ์ในพื้นที่อย่างใกล้ชิด

7. ข้อควรระวัง

ในการปฏิบัติตามหนังสือฯ มีประเด็นที่ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ดังนี้

1) ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับ "รายได้ค้างรับ" ต้องแยกความแตกต่างระหว่าง "รายได้ค้างรับระหว่างปี" (ที่เกิดขึ้นในปีปัจจุบัน) กับ "รายได้ค้างรับปีก่อน ๆ (ที่ยกมาจากปีก่อน)" ให้ชัดเจน ซึ่งมีผลต่อการคำนวณโบนัส การนำรายได้ค้างรับที่ไม่ใช่ของปีปัจจุบันมารวมคำนวณผิด อาจส่งผลให้การจัดสรรโบนัสไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของคำแนะนำฯ

2) การตีความเงื่อนไขการจ่ายโบนัส เงื่อนไขที่ระบุว่า "สหกรณ์ต้องใช้ยอดกำไรสุทธิประจำปีหลังหักรายได้ค้างรับระหว่างปีแล้ว ในการพิจารณาจัดสรรเป็นเงินโบนัส..." เป็นจุดสำคัญที่ต้องระวังอย่างยิ่ง หมายความว่า ส่วนของกำไรสุทธิที่มาจากรายได้ที่ยังค้างรับในปัจจุบัน (ที่ยังไม่ได้รับชำระเป็นเงินสด) จะไม่สามารถนำมาใช้เป็นฐานในการคำนวณเงินโบนัสได้ หากตีความผิดพลาดและนำกำไรสุทธิทั้งหมดมาคำนวณโบนัส อาจเกิดปัญหาเรื่องสภาพคล่องและความเสี่ยงทางการเงิน

เงื่อนไขเรื่องการเร่งรัดเรียกเก็บเงินค้างรับปีก่อน ๆ ไม่ต่ำกว่าร้อยละ 40 เป็นเกณฑ์ขั้นต่ำที่ต้องปฏิบัติอย่างเคร่งครัด หากไม่ถึงเกณฑ์นี้ การจ่ายโบนัสอาจไม่สามารถทำได้ตามหลักเกณฑ์

3) การขาดความโปร่งใสและการสื่อสารที่ไม่ชัดเจน หากสหกรณ์ดำเนินการหักกลบลบหนี้เงินปันผล/เฉลี่ยคืนโดยไม่แจ้งให้สมาชิกทราบล่วงหน้า หรือไม่มีการอธิบายที่ชัดเจน อาจนำไปสู่ความไม่พอใจของสมาชิกและเกิดข้อพิพาทได้ ตลอดจนการพิจารณาจ่ายโบนัสที่ปราศจากความโปร่งใสอาจสร้างความคลางแคลงใจแก่สมาชิก

8. ความเสี่ยงจากการไม่ปฏิบัติตามหนังสือฯ

1) หากสหกรณ์ไม่ปฏิบัติตามแนวทางที่นายทะเบียนสหกรณ์กำหนด อาจถูกพิจารณาว่ามีการบริหารจัดการที่ไม่ถูกต้อง และอาจส่งผลให้ถูกตักเตือน สั่งการ หรือถูกดำเนินการตามกฎหมายสหกรณ์ได้

2) คณะกรรมการดำเนินการและฝ่ายจัดการที่ละเลยหรือไม่ปฏิบัติตาม อาจต้องรับผิดชอบต่อความเสียหายที่เกิดขึ้นกับสหกรณ์

3) วัตถุประสงค์หลักของคำแนะนำฯ เพื่อรักษาสภาพคล่องทางการเงินของสหกรณ์ หากสหกรณ์ยังคงจัดสรรกำไรสุทธิจากรายได้ค้างรับ (โดยเฉพาะโบนัส) โดยไม่คำนึงถึงเงื่อนไขที่กำหนด ก็จะยังคงเผชิญกับความเสี่ยงด้านสภาพคล่องต่อไป ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อความสามารถในการดำเนินธุรกิจและบริการสมาชิก